COVID-19 – Udbudslovens adgang til akutte anskaffelser

COVID-19 har ramt Danmark i et tempo, som de færreste måtte have forventet. Vi står nu i en situation, hvor alle offentligt ansatte, der ikke varetager kritiske funktioner, er sendt hjem. Samtidig er det private arbejdsmarked blevet opfordret til at gøre det samme.

Udbredelsen af COVID-19 har sat Danmark i en ekstraordinær situation, der har betydning for samtlige offentlige institutioner. Visse offentlige myndigheder kan i denne forbindelse være ekstraordinært påvirket af omstændighederne, idet der kan være opstået et akut behov for yderligere it-understøttelse for f.eks. at begrænse og afbøde udbredelsen af virusset.

I denne akutte situation giver udbudsloven adgang til at gennemføre offentlige udbud på minimal tid ved anvendelsen af udbudsproceduren udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse. Det man også kan kalde udbudslovens adgang til akutte anskaffelser. Proceduren er kendetegnet ved ikke at være underlagt udbudslovens procedureregler i forbindelse med fremgangsmåden, tidsfrister m.v. Myndighederne kan udelukkende anvende denne udbudsprocedure, når omstændighederne (COVID-19) gør, at de almindelige tidsfrister (dvs. tidsfrister i offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling) ikke kan overholdes, OG når situationen kræver øjeblikkelig handling.

Adgangen til anvendelse af denne udbudsprocedure er således indskrænket, og proceduren må kun anvendes i undtagelsestilfælde. Indkøbsproceduren skal anvendes med omhu og forudsætter at den offentlige myndighed dokumenterer, at særlige betingelser gør sig gældende i forbindelse med den akutte anskaffelse. Det er Devoteams vurdering, at den nuværende situation med COVID-19 indebærer, at myndighederne kan anvende proceduren, forudsat at myndighederne kan redegøre for, at situationen kræver øjeblikkelig handling.

For allerede igangsatte udbud giver udbudsloven ligeledes adgang til at forlænge tilbudsfristen, hvis dette kan begrundes i varetagelsen af et sagligt hensyn. En sådan fristudskydelse kan eksempelvis begrundes i det forhold, at medarbejdernes hjemsendelse vil medføre, at den oprindeligt fastsatte tidsfrist ikke længere vil kunne overholdes, eller at der grundet omstændighederne er en risiko for, at færre tilbudsgivere vil være i stand til at give tilbud inden for den oprindeligt fastsatte tidsfrist og dermed forringe konkurrencen.

Faktaboks: Sådan virker udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse

Hvis myndigheden kan begrunde, at situationen kræver øjeblikkelig handling, kan den anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse.
Myndigheden kan f.eks. frit bestemme, hvem og hvor mange tilbudsgivere de ønsker at forhandle med.
Myndigheden kan ligeledes selv bestemme, om kontrakten skal tildeles direkte, eller der skal være en forhandling forud for tildelingen.
Det er et krav, at kontrakten, der indgås under udbudsproceduren, skal begrænses til det nødvendige. Det betyder blandt andet, at hvis kontrakten kan opdeles, så vil det kun være de dele af kontrakten, der kræver øjeblikkelig handling, der vil kunne blive udbudt under denne procedure. De resterende dele af kontrakten skal udbudssættes under en af de almindelige udbudsprocedurer.
Kontrakten bør som udgangspunkt kun have en varighed, der svarer til den tid, det vil tage at udbyde opgaven.
Udbudsprocessen kan kun anvendes indtil der er fundet en vedvarende løsning. Eksempelvis ved indgåelsen af en længerevarende aftale.

Vi står klar til at hjælpe, så kontakt os endelig, for at høre mere om jeres muligheder.