COVID-19 – Contract Management-funktioner bliver i dén grad testet

17. marts 2020

På grund af COVID-19 er vores virkelighed radikal anderledes end for blot et par uger siden. Dette gælder også for it-branchen, der oplever, at medarbejdere på både kunde- og leverandørsiden er sendt hjem. Projekter pauses, men den daglige drift må og skal opretholdes, hvilket både leverandører og kunder arbejder på højdrift for at sikre. Der er nok af usikkerheder, nok af foranstaltninger og beslutninger, der skal tages og gøres om, og det er også nu at organisationernes implementerede Contract Management-funktioner bliver testet.

Contract Management er ikke bare en disciplin i at høste de lavthængende frugter og skabe besparelser. Contract Management handler, i lige så høj grad, om at arbejde med it-kontrakter og leverandørstyring på strategisk, taktisk og operationelt niveau – for kontrakter er styringsredskaber, der bør anvendes til risikominimering med fokus på de kommercielle interesser og under hensyntagen til juraen, økonomisk teori og kontraktgenstanden.

Hos Devoteam har vi fået nogle glædelige tilbagemeldinger fra vores kunder, der netop i disse dage oplever værdien af systemunderstøttende Contract Management, og kommer med eksempler på, hvordan Contract Management bistår forretningen. Værdien af at have samlet alle it-kontrakter og implementeret organisationsmæssige- såvel som systemunderstøttede processer er blevet tydelig. Funktioner der muliggør søgning på tværs af dokumenter og specifikke kontraktbestemmelser, har medført overblik over krav og muligheder under kritiske kontrakter eller på tværs af kontraktporteføljer.

Flere har haft behov for at være forberedt i forhold til potentiel anvendelse af kontrakterne og eventuel ibrugtagning af Force Majeure bestemmelser. Force Majeure er en ansvarsfraskrivelse, der findes i de fleste kontrakter, og som kan træde i kraft under forhold som parterne ikke kunne eller burde have forudset. Parterne kan i sådanne situationer bliver frigjort fra deres forpligtigelser, uden at der foreligger en mangel, eller at parterne gøres erstatningsansvarlige. De fleste it-kontrakter har en sådan bestemmelse, og på trods af at disse bestemmelser ofte minder om hinanden, så kan der være stor forskel på det præcise indhold, samt de krav der stilles ved anvendelse af bestemmelserne. Ledelsen har derfor brug for hurtigt og konkret at kunne blive præsenteret for, hvad de præcist skal være opmærksomme på.

Når ledelsen skal udarbejde kriseplaner og strategier, er det afgørende også at kunne forholde sig til it-kontrakternes vilkår. Hvad gælder f.eks. i forhold til betalingsforpligtigelser, hvornår har leverandøren krav på godtgørelse, hvilke frister er der for at ophæve kontrakter, hvornår kan man udskyde leverancer, osv.

Disse risikobilleder kan velimplementerede CM-systemer og CM-processer bidrage med. Så midt i al kaosset, er det dejligt også at modtage og kunne dele nogle succeshistorier.

Vil du høre mere om vores rådgivningsydelser inden for IT Contract Management, er du mere en velkommen til at række ud.

devoteam

Contact

Hulda Gudmundsdottir

Consultant